Planvo UG (haftungsbeschränkt) · Solbergweg 5 · 44225 Dortmund · info@planvo.de · +49 176 45827800
Stand: März 2026 · Registergericht: Amtsgericht Dortmund · HRB 37225
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") regeln das Vertragsverhältnis zwischen der Planvo UG (haftungsbeschränkt), Solbergweg 5, 44225 Dortmund, eingetragen beim Amtsgericht Dortmund unter HRB 37225 (nachfolgend „Anbieter"), und dem Kunden (nachfolgend „Kunde") in ihrer zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültigen Fassung.
Das Angebot von Planvo richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB (B2B). Der Kunde bestätigt mit der Registrierung oder dem Abschluss eines Abonnements, die Software für gewerbliche oder selbstständige berufliche Zwecke zu nutzen. Eine Nutzung durch Verbraucher im Sinne von § 13 BGB ist ausgeschlossen.
Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Bestandteil des Vertrages, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
Gegenstand dieses Vertrages ist die Bereitstellung der cloudbasierten HR- und Workforce-Management-Plattform Planvo als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet. Die Plattform umfasst je nach gewähltem Tarif folgende Module:
Die konkrete Verfügbarkeit einzelner Module hängt vom gebuchten Tarif (Business, Pro, Premium) ab und ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf www.planvo.de/pricing.
Die Software wird auf Servern des Anbieters oder eines beauftragten Rechenzentrums betrieben und dem Kunden über das Internet zugänglich gemacht. Der Anbieter ist berechtigt, die Software kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern.
Der Zugang zur Planvo-Plattform setzt die Registrierung auf der Website www.planvo.de voraus. Mit der Registrierung erkennt der Kunde die vorliegenden AGB an. Es entsteht zunächst ein unentgeltliches Nutzungsverhältnis für die Testphase (vgl. § 4).
Ein kostenpflichtiges Abonnement kommt durch die ausdrückliche Buchungsbestätigung des Kunden zustande (z. B. durch Klick auf „Kostenpflichtig bestellen" oder entsprechende Schaltfläche). Der Anbieter bestätigt den Vertragsschluss per E-Mail. Die Präsentation der Leistungen auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots dar.
Der Kunde stimmt zu, dass Rechnungen elektronisch (per E-Mail oder im Kundenportal) übermittelt werden.
Neukunden erhalten nach der Registrierung eine kostenlose Testphase von 14 Kalendertagen. Während dieser Phase sind grundlegende Funktionen (Dashboard, Mitarbeiterverwaltung, Kundenverwaltung) freigeschaltet; der vollständige Funktionsumfang ist erst nach Abschluss eines Abonnements verfügbar.
Die Testphase endet automatisch nach 14 Tagen. Es erfolgt kein automatischer Übergang in ein kostenpflichtiges Abonnement. Der Funktionsumfang wird nach Ablauf der Testphase auf die kostenfreien Basisfunktionen reduziert, bis ein Abonnement abgeschlossen wird.
Der Anbieter behält sich vor, die Länge der Testphase nach eigenem Ermessen anzupassen. Für Sonderkonditionen (z. B. Partnerrabatte, verlängerte Tests) gelten die im Einzelfall getroffenen Vereinbarungen.
Planvo bietet folgende Tarife an (Preise pro Nutzer und Monat, netto zzgl. gesetzlicher MwSt.):
| Tarif | Monatlich | Jährlich | 2-Jahres |
|---|---|---|---|
| Business | 10,00 € | 8,00 € (–20 %) | 7,50 € (–25 %) |
| Pro | 16,00 € | 12,80 € (–20 %) | 12,00 € (–25 %) |
| Premium | 22,00 € | 17,60 € (–20 %) | 16,50 € (–25 %) |
Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt pro Nutzer (Mitarbeiter/Lizenz). Die jeweils aktuellen Preise sind unter www.planvo.de/pricing abrufbar.
Die Nutzungsgebühr wird jeweils im Voraus für den gesamten gewählten Vertragszeitraum fällig. Die Abrechnung erfolgt bei Vertragsbeginn und anschließend automatisch bei jeder Verlängerung.
Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder einem weiteren vom Anbieter angebotenen Zahlungsverfahren (abgewickelt über den Zahlungsdienstleister Stripe Inc.). Bei SEPA-Lastschrift erteilt der Kunde dem Anbieter ein SEPA-Basismandat. Kommt es zu einer Rückbuchung – gleich aus welchem Grund –, trägt der Kunde eine pauschale Bearbeitungsgebühr von 15,00 € zzgl. MwSt.
Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Androhung den Zugang zur Software zu sperren und/oder gesetzliche Verzugszinsen (§ 288 Abs. 2 BGB: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz) geltend zu machen.
Der Anbieter behält sich vor, Preise bei automatischer Verlängerung anzupassen. Über geplante Preisänderungen wird der Kunde mindestens 30 Kalendertage vor Wirksamwerden per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gilt das Abonnement zu den neuen Konditionen als fortgeführt. Bei Widerspruch gilt das Abonnement als zum Ende der aktuellen Laufzeit gekündigt.
Der Vertrag läuft für die vom Kunden gewählte Laufzeit (monatlich, jährlich oder 2 Jahre). Nach Ablauf der Grundlaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils den gleichen Zeitraum, sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird.
Der Kunde kann das Abonnement mit einer Frist von einem (1) Werktag vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigen. Die Kündigung ist per E-Mail an info@planvo.de oder über das Kundenportal möglich. Für die Zuordnung der Kündigung sind vollständiger Name, hinterlegte E-Mail-Adresse und Unternehmensname anzugeben.
Wird die Kündigungsfrist nicht eingehalten, verlängert sich das Abonnement für den gebuchten Zeitraum; die Kündigung wirkt dann erst zum Ende der Folgeperiode.
Der Anbieter ist berechtigt, den Vertrag ordentlich mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende der aktuellen Abonnementlaufzeit zu kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt oder die Software missbräuchlich nutzt.
Es obliegt dem Kunden, seine Daten rechtzeitig vor Vertragsende über die Exportfunktion der Plattform zu sichern. Nach Vertragsende behält der Anbieter die Kundendaten noch 30 Tage in einem nicht aktiven Zustand, danach werden sie unwiderruflich gelöscht. Auf schriftliche Anfrage kann der Anbieter die Daten in einem gängigen Format bereitstellen.
Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrages das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, auf die Planvo-Plattform über einen Webbrowser und die Planvo-Mobile-App für eigene Geschäftszwecke zuzugreifen und diese zu nutzen. Das Nutzungsrecht ist auf die in der Bestellung angegebene Anzahl Nutzer (Lizenzen) beschränkt.
Es ist dem Kunden insbesondere untersagt:
Der Anbieter stellt die Planvo-Plattform mit einer angestrebten Verfügbarkeit von 99 % im Jahresdurchschnitt bereit. Geplante Wartungsfenster werden nach Möglichkeit außerhalb der regulären Geschäftszeiten (Mo–Fr, 08:00–18:00 Uhr MEZ) durchgeführt und rechtzeitig angekündigt; sie zählen nicht als Verfügbarkeitsausfall.
Ausfälle aufgrund höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Streik, Cyberangriffe Dritter, Störungen bei Vorleistungsanbietern) bleiben bei der Berechnung der Verfügbarkeit unberücksichtigt. Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang aus Sicherheitsgründen vorübergehend zu sperren, sofern dafür ein sachlicher Grund besteht (z. B. laufende DDoS-Attacke).
PlanvoAI-Funktionen (sprachgesteuerte Zeiterfassung, automatische Dokumentenerstellung, KI-basierte Rechnungsverarbeitung, Workflow-Automatisierung) sind ausschließlich im Premium-Tarif verfügbar.
Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für sämtliche Eingaben in KI-Funktionen (Input) sowie für die Nutzung der generierten Ausgaben (Output). Der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Verlässlichkeit des KI-generierten Outputs. Der Kunde ist verpflichtet, den Output vor seiner Verwendung auf Richtigkeit und Eignung zu prüfen.
Aufgrund der Funktionsweise von KI-Systemen kann der Output möglicherweise nicht einzigartig sein und anderen Nutzern können vergleichbare Inhalte generiert werden. Urheberrechtliche Ansprüche auf KI-generierten Output bestehen nur im Rahmen der geltenden deutschen Rechtsprechung.
Planvo ermöglicht im Rahmen der Zeiterfassung die optionale Aktivierung von GPS-Tracking. Der Kunde kann pro Zeiterfassung selbst entscheiden, ob Standortdaten erhoben werden sollen. Die GPS-Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss durch den Kunden bewusst eingeschaltet werden.
Der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung für die Genauigkeit der erfassten GPS-Koordinaten. Technische Einschränkungen (z. B. schlechter Empfang, Gebäude, Tunnels, atmosphärische Störungen) können zu Ungenauigkeiten führen. GPS-Daten dürfen daher nicht als alleiniger Beweis für Anwesenheit oder Abwesenheit an einem Ort herangezogen werden.
Planvo bietet in bestimmten Branchen-Konfigurationen (z. B. Sicherheitsdienste, Reinigung & Facility, Handwerk) Geofencing-Funktionen an, die bei Betreten oder Verlassen eines definierten geografischen Bereichs (Objekts) automatische Zeitstempel oder Benachrichtigungen auslösen können.
Geofencing-Daten unterliegen als dauerhaft erfasste Standortdaten besonderen datenschutzrechtlichen Anforderungen. Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass der Einsatz von Geofencing zur Überwachung des Aufenthaltsorts von Mitarbeitern den erhöhten Anforderungen nach § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f DSGVO genügen muss.
Der Kunde trägt als Arbeitgeber die alleinige rechtliche Verantwortung für den ordnungsgemäßen Einsatz von GPS-Tracking und Geofencing. Er ist insbesondere verpflichtet:
Der Kunde stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter (insbesondere von Mitarbeitern, Betriebsräten oder Aufsichtsbehörden) frei, die aus einer rechtswidrigen Aktivierung oder Nutzung der GPS-/Geofencing-Funktionen resultieren.
Planvo stellt eine kostenlose Mobile App für iOS (Apple App Store) und Android (Google Play Store) bereit. Der Download und die Nutzung der App unterliegen zusätzlich den jeweiligen Nutzungsbedingungen des App-Store-Betreibers (Apple Inc. bzw. Google LLC). Im Konfliktfall gehen die Bedingungen des App-Store-Betreibers vor.
Die App kann auf die folgenden Gerätezugriffsberechtigungen zugreifen, sofern diese vom Nutzer ausdrücklich gewährt werden:
Jede Berechtigung ist optional und kann unabhängig in den Systemeinstellungen des Geräts verwaltet werden. Der Anbieter erhebt keine Standortdaten im Hintergrund (Background Location), solange die App nicht aktiv genutzt wird.
Für den Versand von Push-Benachrichtigungen werden gerätespezifische Token (Device Push Tokens) verarbeitet, die vom Betriebssystem des Geräts bereitgestellt werden. Diese Tokens werden ausschließlich zur Zustellung von Benachrichtigungen verwendet und nicht an Dritte außerhalb der für den Versand benötigten Infrastruktur weitergegeben. Der Nutzer kann den Empfang von Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Geräteeinstellungen deaktivieren.
Die Planvo-App unterstützt einen Offline-Modus, in dem grundlegende Funktionen (z. B. Zeiterfassung starten/stoppen) auch ohne Internetverbindung genutzt werden können. Im Offline-Modus erfasste Daten werden beim nächsten Aufbau einer Internetverbindung automatisch mit dem Server synchronisiert.
Der Anbieter haftet nicht für Datenverluste oder Synchronisationskonflikte, die entstehen, wenn:
Der Kunde ist verantwortlich dafür, Mitarbeiter über die Funktionsweise des Offline-Modus zu informieren und Prozesse zu etablieren, die eine zeitnahe Synchronisation sicherstellen.
Planvo ist eine Software, die typischerweise zur Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten eingesetzt wird (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Standorte, Leistungsdaten). Der Kunde handelt dabei als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO gegenüber seinen Mitarbeitern; der Anbieter ist Auftragsverarbeiter (vgl. § 16 dieser AGB).
Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass für jede Verarbeitungsaktivität eine geeignete Rechtsgrundlage nach § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) und/oder Art. 6 DSGVO besteht. Dies umfasst insbesondere:
Soweit beim Kunden ein Betriebsrat besteht, obliegt es dem Kunden als Arbeitgeber, die erforderlichen Mitbestimmungsrechte nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) einzuholen – insbesondere nach:
Die Einführung und Konfiguration von Planvo sowie die Aktivierung einzelner Funktionen (insbesondere Zeiterfassung, GPS, Schichtplanung, Reporting) obliegt dem Kunden. Der Anbieter stellt lediglich die technische Plattform bereit und ist nicht Partei betriebsverfassungsrechtlicher Vereinbarungen zwischen dem Kunden und seinen Arbeitnehmervertretungen.
Der Kunde ist verpflichtet, seine Mitarbeiter gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Planvo zu informieren. Dies umfasst insbesondere: Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung, gespeicherte Datenkategorien, Speicherdauer, Empfänger der Daten sowie die Ausübbarkeit von Betroffenenrechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung).
Der Anbieter stellt auf Anfrage Musterdokumente zur Verfügung, die als Grundlage für die Mitarbeiterinformation genutzt werden können. Diese Muster ersetzen jedoch keine individuelle Rechtsberatung.
Der Anbieter stellt die Software frei von wesentlichen Sach- und Rechtsmängeln bereit und hält sie während der Vertragslaufzeit in einem vertragsgemäßen Zustand. Dem Kunden ist bekannt, dass Software nicht vollständig fehlerfrei ist.
Mängel meldet der Kunde unverzüglich und nachvollziehbar (unter Beschreibung der Umstände und Schritte zur Reproduktion) an info@planvo.de. Der Anbieter wird den Mangel innerhalb angemessener Frist beseitigen und ist berechtigt, zunächst einen Workaround bereitzustellen.
Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für anfängliche Mängel gemäß § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB wird ausgeschlossen. Mängelansprüche verjähren innerhalb von 12 Monaten, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, bei der Übernahme einer ausdrücklichen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz.
Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden und für einen einzelnen Schadensfall auf die Höhe der vom Kunden im betreffenden Vertragsjahr bezahlten Nettogebühr.
Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters – gleich aus welchem Rechtsgrund – ausgeschlossen. Diese Haftungsbeschränkungen gelten auch für gesetzliche Vertreter, leitende Angestellte und sonstige Erfüllungsgehilfen des Anbieters.
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden und seiner Mitarbeiter ausschließlich zur Vertragserfüllung und im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der DSGVO und dem BDSG.
Soweit der Kunde im Rahmen der Plattformnutzung personenbezogene Daten (z. B. Mitarbeiterdaten) verarbeitet und der Anbieter dabei als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO tätig wird, schließen die Parteien einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Dieser kann bei info@planvo.de angefordert werden.
Weitergehende Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf www.planvo.de zu finden.
Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei – insbesondere Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten und technische Details – vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben, es sei denn, die andere Partei hat schriftlich zugestimmt oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Der Anbieter ist berechtigt, aggregierte und anonymisierte Nutzungsdaten (ohne Rückschluss auf einzelne Personen) zur Weiterentwicklung und Verbesserung der Plattform zu verwenden.
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB zu ändern. Der Kunde wird über Änderungen mindestens 30 Kalendertage vor Inkrafttreten per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen eines ausbleibenden Widerspruchs wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen.
Der Anbieter ist berechtigt, die Software aus wichtigem Grund zu ändern (u. a. geänderte Rechtslage, neue Browserstandards, Systemsicherheit) und im Rahmen einer technischen Fortentwicklung Funktionen zu ergänzen, zu ändern oder – nach angemessener Ankündigung – zu entfernen, sofern dies dem Kunden zumutbar ist.
Informationen zur aktuellen Fassung
Stand / Zuletzt aktualisiert: März 2026
Fragen zu diesen AGB richten Sie bitte an: info@planvo.de
